Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí văn bản

Quản lý hồ sơ tài liệu luôn là một vấn đề được quan tâm. Nếu trước đây, việc quản lý tài liệu được thực hiện thủ công và lưu kho khiến mỗi lần tìm kiếm và sử dụng rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian cũng như công sức của cán bộ, nhân viên. Đôi khi bảo quản tài liệu không cẩn thận còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng tài liệu. Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm như in ấn giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các đơn vị, doanh nghiệp tìm cách khắc phục.

Vậy làm thế nào để quản lý tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức hay tiền bạc?

Chúng ta đều biết kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu của toàn thể nhân loại. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trên toàn cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ đang được các đơn vị, các doanh nghiệp và các nhà đầu tư chú trọng quan tâm.

Với công việc quản lý tài liệu, hồ sơ sổ sách, các báo cáo, số liệu thì nhân viên, cán bộ quản lý phải khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để quản lý tài liệu, quản lý văn bản, hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác, dưới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với công tác nghiệp vụ.

Hiện nay, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Cũng theo xu hướng mới là điện tử hóa văn phòng, số hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần mềm quản lý công việc đã giúp cho việc lưu trữ tài liệu trở nên thông suốt, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian công sức vào việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều.